15 Tipps – E-Mails schneller bearbeiten

Mit E-Mails effizient zu arbeiten, ist heutzutage nicht immer einfach. Die Menge der täglich eingehenden E-Mails, vor allem im Geschäftsleben, wird immer größer. Hier finden sich ein paar Tipps für eine effiziente Mail-Bearbeitung.

Kennen Sie das auch? Die E-Mail-Inbox ist am Explodieren und Sie wissen nicht, wo und wie Sie mit der Bearbeitung anfangen sollen. Folgende Tipps helfen dabei, das Bearbeiten der E-Mails ein einfacher zu gestalten.

1. Anliegen in einem Satz formulieren – „KISS“

Keep it short and simple! Ihr Anliegen sollte sich auf einen Satz zusammenfassen lassen. Trennen Sie das Anliegen mit einer Leerzeile davor und danach vom Rest der E-Mail. Handelt es sich um mehrere Punkte, ist es ratsam, diese als Liste (Aufzählungszeichen verwenden) aufzuführen. Informieren Sie den Empfänger stets, bis wann die Antwort erwünscht ist.

2. Automatische Lesebestätigung – ein „No-Go“

Sparen Sie sich automatische Lesebestätigungen. Sie verärgern den Empfänger und vervielfacht lediglich die Anzahl der Mails im E-Mail-Eingang (wenn eine Lesebestätigung erforderlich ist, richten Sie einen mithilfe des Regelassistenten eine Regel für Lesebestätigungen ein und verschieben diese automatisch in eigenes Verzeichnis).

3. CC-Empfänger kritisch auswählen – Der „CC-Fluch“

Nur wer aktives Interesse an einer Angelegenheit hat, sollte die E-Mail auch erhalten und lesen. Hinterfragen Sie sehr bedacht, wer unbedingt ins „CC-Feld“ reinmuss. Achten Sie beim Antworten „an alle“, wer alles in der CC-Liste enthalten ist und misten Sie ggf. ein wenig aus. Allgemein gesprochen – vermeiden Sie E-Mails „an alle“.

4. Textbausteine verwenden – schnelles Erstellen

Textbausteine helfen dabei enorm viel Zeit beim Schreiben der E-Mails zu sparen. Sie helfen auch dabei Rechtschreibfehler zu vermeiden. Textbausteine machen vor allem dann Sinn, wenn Sie häufig E-Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben. (Tool-Tipp! Phrase-Express.)

5. Aussagekräftigen Betreff formulieren

Dafür verwenden Sie Zahlen, Daten und Fakten: z.B. „Termin am 16.2.20xx, 14:30″ anstelle „Unser Termin“. Ergänzen Sie zudem in Antwort-Mails unklare Betreff-Formulierungen des Absenders, denn das spart Zeit beim späteren Suchen.

6. Umständliche Einleitungen weglassen

Kommen Sie stattdessen schnell zur Sache. Schreiben Sie kurz, prägnant, aber höflich. Niemand liebt lange E-Mails und niemand hat die Zeit Romane zu lesen. Es ist eine E-Mail. Eine E-Mail ist eine elektronische Postkarte – vergessen Sie das nicht.

7. Ist E-Mail wirklich die beste Wahl?

Überlegen Sie vorab, ob die Kommunikationsform wirklich die beste Form ist oder z.B. ein Anruf, Video-Konferenz oder persönliches Meeting effizienter zum Ziel führt. Es besteht die Gefahr, dass sich eine lange Kette von Ping-Pong-Mails ergibt. Manchmal kann eine Angelegenheit in einem einzigen Telefonat schneller und zweifelsfreier geklärt werden.

8. Automatische E-Mail-Eingangsmeldung ausschalten

Die ständig aufpoppenden Fenster am unteren Bildschirmrand entpuppen sich als Zeitdiebe, Energiefresser und Prokrastinations-Verstärker. Sie führen Ablenkungen herbei und reißen Sie aus Ihrer Aufgaben heraus.

9. E-Mail Bearbeitungszeiten blocken

Wenn Sie am Morgen Ihren PC einschalten, starten Sie nicht das E-Mail-Programm. Nehmen Sie sich stattdessen ein bis zwei Stunden Zeit, an einer wichtigen und dringenden Aufgabe zu arbeiten. Damit haben Sie bereits ein kleines Tagesziel erreicht. Blocken Sie die E-Mail-Bearbeitungszeit möglichst nach 11:00 Uhr, denn am Vormittag hat der Mensch erfahrungsgemäß seine meiste schöpferische Kraft.

10. Bearbeiten & beantworten Sie E-Mails sofort nach dem Lesen

Die meisten E-Mails können nach dem Direkt-Prinzip bearbeitet werden. Auf 90 Prozent der E-Mails kann unmittelbar nach dem ersten Sichten sofort reagiert werden. Tun Sie das auch! Vor allem dann, wenn das Beantworten oder Bearbeiten nicht länger als 3-5 Minuten dauert. Für E-Mails, deren Bearbeitung länger dauert, legen Sie einen Ordner an, „Noch zu bearbeiten“.

11. Ordner und Unterordner anlegen – Organisation ist alles

Verschieben Sie konsequent jede Mail nach dem Lesen und Bearbeiten in den richtigen Ordner, und zwar nur einmal. Betreiben Sie keine Doppelablage. Etablieren Sie ihr eigenes Ordnersystem.

12. unerwünschte E-Mails sofort löschen

Löschen Sie Werbung und bestellen Sie unaufgefordert gesendete Newsletter ab. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion (Junk-Mail-Funktion). Löschen Sie Uninteressantes, Unnötiges direkt nach dem Lesen. E-Mails, die nicht dauerhaft archiviert werden sollen, aber auch nicht sofort gelöscht werden können, verwenden Sie „Quartalspapierkörbe“.

13. E-Mails archivieren – Projektabschluss

Archivieren Sie projektbezogene E-Mails, in dem Sie entsprechende Projektordner erzeugen und die Kommunikation gemeinsam mit dem Projektordner archivieren. Damit halten Sie Postfach schlank und Sie können jederzeit die Projektkommunikation aus dem Archiv wieder in ihr E-Mail-Programm einchecken.

14. Vorlagen und Entwurfsfunktion nutzen

Wenn Sie eine Nachricht nicht sofort beantworten wollen oder können, klicken Sie auf Antworten und speichern Sie einen leeren Entwurf der Antwort zur späteren Bearbeitung. Alternativ dazu können Sie auch die Funktion Wiedervorlage verwenden.

15. Jahreswechsel – Mailbox aufräumen!

Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Inbox spätestens zu Jahresbeginn. Ihre Inbox wird dann niemals mehrere tausend Mails enthalten und auch nicht den Punkt erreichen, an dem sie möglicherweise keine neuen E-Mails mehr aufnehmen kann oder Sie zum Verzweifeln bringen.